Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler (KOBİ’ler) için tahsilat süreci, işletmenin ayakta kalabilmesi ve sürdürülebilir büyüme sağlayabilmesi açısından hayati önem taşır. Özellikle günümüzün hızla dijitalleşen iş dünyasında, icra takip programları KOBİ’lerin en büyük yardımcılarından biridir. Ancak birçok işletme, bu yazılımları etkin şekilde kullanmadığından ciddi sorunlarla karşılaşır.

Bir KOBİ için tahsilatın aksaması; maaşların ödenememesi, tedarikçi ilişkilerinin bozulması, yeni yatırımların ertelenmesi ve hatta iflas riski anlamına gelebilir. Bu nedenle, icra takip programlarının doğru ve bilinçli kullanımı kritik bir noktada durmaktadır.

Bu yazıda, KOBİ’lerin icra takip programı kullanırken en sık yaptığı 5 hatayı ve bu hataların nasıl önlenebileceğini ayrıntılı bir şekilde ele alacağız.

1. Yanlış veya Eksik Veri Girişi

KOBİ’lerin en sık yaptığı hatalardan biri, borçlulara ait bilgilerin eksik veya yanlış girilmesidir. Borçlu kişinin adı, adresi, T.C. kimlik numarası, borç tutarı ya da ödeme tarihi yanlış girildiğinde, sistem üzerinden yapılan işlemler geçersiz hale gelebilir.

📌 Sonuçları:

• Yanlış bilgiler, mahkeme süreçlerinde dosyanın reddine yol açabilir.

• Tahsilat gecikir, hatta tamamen yapılamaz.

• İşletmenin güvenilirliği zedelenir.

✅ Çözüm:

• Veri girişini her zaman çift kontrol edin.

• Programın sunduğu otomatik doğrulama ve hata bildirim özelliklerini aktif kullanın.

• Personeli bu konuda eğitin ve sorumluluk zincirini netleştirin.

Örnek: Bir KOBİ, müşterisinin borcunu sisteme girerken yanlış tarih yazdı. Bu hata yüzünden mahkemeye geç yapılan başvuru reddedildi ve 200.000 TL’lik alacak tahsil edilemedi.

2. Takip Sürelerini Kaçırmak

İcra süreçlerinde süreler çok kısadır ve çoğu zaman telafisi yoktur. Tebligata cevap süresi, itiraz süresi veya ödeme emrine yanıt verme süresi atlandığında işletme büyük kayıplar yaşayabilir.

📌 Sonuçları:

• Borcun icra dosyasına kesinleşmiş olarak geçmesi.

• Borçluya yönelik haciz ve satış işlemlerinde gecikme.

• Yasal hakların kaybedilmesi.

✅ Çözüm:

• Programın hatırlatma sistemlerini mutlaka aktif kullanın.

• Google Takvim veya Outlook entegrasyonlarıyla süreleri eşleştirin.

• Gecikmeleri önlemek için bir “hukuk sorumlusu” atayın.

Örnek: Bir işletme, icra takip sürecinde 7 günlük itiraz süresini kaçırdı. Borç kesinleşti ve 50.000 TL’lik alacak geri dönüşsüz kaybedildi.

3. Raporlama ve Analiz Araçlarını Kullanmamak

Birçok KOBİ, icra takip programını yalnızca evrak takip etmek için kullanıyor. Oysa bu yazılımlar, borçların tahsil edilme oranlarını, en riskli müşterileri ve hangi sektörlerde ödeme gecikmeleri yaşandığını analiz etme imkanı sunuyor.

📌 Sonuçları:

• İşletme, hangi alacakların riskli olduğunu göremez.

• Tahsilat stratejisi oluşturulamaz.

• Gereksiz zaman ve emek kaybı yaşanır.

✅ Çözüm:

• Haftalık ve aylık raporlar çıkarın.

• Tahsilat performansını ölçün.

• Müşteri risk analizini düzenli olarak yapın.

Örnek: Raporlama araçlarını kullanan bir KOBİ, en riskli müşterilerini erken fark ederek ödeme planlarını yeniden düzenledi. Bu sayede 100.000 TL’nin üzerinde bir kaybı önledi.

4. Personel Eğitimi Eksikliği

İcra takip programları, doğru kullanılmadığında fayda yerine zarar getirebilir. Yazılımı kullanan personelin hukuk bilgisi veya teknik bilgisi yetersiz olduğunda hatalar kaçınılmaz olur.

📌 Sonuçları:

• Yanlış işlem yapılır ve hukuki süreç aksar.

• Programın sunduğu avantajlardan yararlanılamaz.

• İşletme profesyonel destek almak zorunda kalır.

✅ Çözüm:

• Çalışanlarınıza programın kullanımıyla ilgili düzenli eğitimler verin.

• Yazılım firmalarının sunduğu destek ve eğitim paketlerini kullanın.

• Hukuki süreçleri bilen personeli program kullanımında önceliklendirin.

5. Teknolojik Güncellemeleri İhmal Etmek

Bazı KOBİ’ler, bir kez satın aldıkları yazılımı yıllarca güncellemeden kullanmaya devam eder. Ancak hukuk sisteminde değişiklikler olur, programların yeni sürümleri çıkar ve güvenlik açıkları kapatılır. Güncellenmeyen yazılımlar ciddi risk taşır.

📌 Sonuçları:

• Güncel yasal mevzuata uyumsuzluk.

• Güvenlik açıkları nedeniyle veri kaybı.

• Yazılım hataları ve sistem çökmeleri.

✅ Çözüm:

• Programın güncellemelerini düzenli olarak yükleyin.

• Yazılım sağlayıcısıyla bakım sözleşmesi yapın.

• Verilerinizi bulut tabanlı sistemlerde yedekleyin.

Hatalardan Kaçınarak Doğru Tahsilat Yönetimi

KOBİ’ler için icra takip programı, sadece bir yazılım değil; işletmenin mali sağlığını koruyan bir araçtır. Ancak yanlış veya eksik kullanım, fayda yerine zarar getirir.

Bu yazıda öne çıkan 5 kritik hatayı tekrar hatırlatalım:

1. Yanlış veya eksik veri girişi

2. Takip sürelerini kaçırmak

3. Raporlama araçlarını kullanmamak

4. Personel eğitimsizliği

5. Teknolojik güncellemeleri ihmal etmek

Her KOBİ, bu hatalardan kaçınarak daha güçlü bir tahsilat yönetimi kurabilir.

Siz de işletmenizin tahsilat süreçlerini güvence altına almak istiyorsanız, icra takip programımızın ücretsiz demosunu hemen deneyin ve doğru adımlarla sürece başlayın.